Je werkt al jaren met Excel. Dat werkt lekker en maandelijks krijg je van je collega een mooi maandrapport. Alleen nu er meer databronnen en collega’s bijkomen merk je dat Excel nou eenmaal veel tijd kost. En elke collega verzamelt en vult cijfers toch weer anders in. Je hebt behoefte aan meer en andere inzichten. Maar, hoe begin je hiermee? Het is tijd om overzicht te creëren!
#1 Sturen op cijfers
Door vooraf na te denken over welke beslissing je binnen je bedrijf moet gaan nemen, zorg je ervoor dat je (BI) Business Intelligence tool ook echt een analyse tool wordt. Want welke data heb je eigenlijk echt nodig? En is deze data er al zoals je deze nodig hebt?
Wij kunnen je helpen bepalen welke data voor jou interessant is, om hierna de inzichten te maken die je nodig hebt om te kunnen sturen op cijfers. Door hier voldoende aandacht aan te besteden in het begin, voorkom je dat er achteraf meerdere definities bestaan voor die ene KPI. Door overzicht te creëren binnen je organisatie, kun je gaan sturen op cijfers. Het is daarom allereerst belangrijk om jezelf de vraag te stellen wat je gaat doen met nieuwe inzichten en hoe je kan sturen op deze cijfers. Wil je meer weten over hoe jij je het beste kunt voorbereiden lees dan deze blog.
#2 Anderen verspillen jouw tijd
Let’s be honest… Een landschap van Excel rapportages onderhouden, rapporten mailen of omzetten naar PowerPoint presentaties en al die cijfers bij elkaar zoeken uit al die verschillende bronnen is nogal tijdrovend, maar vooral ook foutgevoelig werk. Je doet het er vaak ook ‘even’ bij, maar eigenlijk is dat helemaal niet waar jij je tijd aan zou moeten besteden. Daarnaast komen de inhoudelijke vragen vaak ook bij je terecht wanneer iemand het cijfer verkeerd leest of er een typfout in de data staat, of vragen als wat is nu eigenlijk de definitie van die ene KPI? Dit is verleden tijd wanneer je werkt met een BI-tool waarin gevalideerde data staat.
#3 Zo kies je de juiste BI-tool
Starten met een BI-tool hoeft gelukkig niet heel moeilijk te zijn. Het kan zelfs binnen een paar dagen al, met de eerste inzichten, opgezet worden. Maar, het is wel belangrijk om de juiste tool te kiezen voor jouw bedrijf. Met Qlik kun je binnen enkele dagen een volledig werkend dashboard maken. Door goed na te denken over welke vraag jouw data moet beantwoorden kun je al heel wat standaard berekeningen maken met je data (ook wel KPI’s genoemd). Deze berekeningen worden in Qlik gezet als een vaste meting zoals je omzet Year To Date (YTD).
Deze standaard berekeningen kun je vervolgens gebruiken in visualisaties, (zoals een grafiek of een draaitabel) door middel van Drag and Drop en deze kun je vervolgens zelf eenvoudig wijzigen. Qlik zorgt er daarnaast ook voor dat je data automatisch aangevuld wordt met de meest actuele cijfers. Zo maak je binnen enkele minuten een mooi overzicht van de laatste cijfers. Super handig om verder te kunnen analyseren of om mee te nemen naar die presentatie over een uurtje.
#4 Shit goes in Shit comes out
Super handig dus die BI-tools! Tot op het moment dat de kwaliteit van je brondata niet goed is. Want wanneer jij je bronsysteem niet goed invult, komt er verkeerde data uit en gaat die verkeerde data dus ook je BI-tool in. Dit kan bijvoorbeeld dubbele data, verouderde data, ontbrekende data of data met een tikfout zijn. Verwacht dus niet dat al je problemen met slechte data opeens opgelost zijn. Je BI-tool kan je wel helpen om ook je datakwaliteit inzichtelijk te maken waardoor deze verkeerde data opgeschoond kan worden.
#5 Neem de tijd, dat zorgt uiteindelijk voor tijdwinst
Als dan uiteindelijk al die data in je BI-tool staat en je dashboard gemaakt is, neem dan ook de tijd om hiermee te oefenen en te werken. Qlik is namelijk geen Excel, het werkt anders en een stuk sneller. Je hebt ook tijd nodig om alle data die nu in je dashboard staat te valideren. Controleer de cijfers van verschillende periodes en ga na of alle gebruikers kunnen werken met het dashboard en de juiste interpretatie van de data gebruiken. In dit traject zullen wij jullie uiteraard ook ondersteunen waar dat nodig is.
Zo is het mogelijk om samen met je collega’s een beginnerscursus bij ons te volgen waarin je leert hoe je werkt met Qlik. In een ochtend leer al de basics van je eigen BI-tool. Vervolgens kun je erna onder andere aan de slag met het valideren van je eigen data. Hieronder vind je al een mooie introductie met Qlik:
