Voor veel retailers en wholesalers is Het Onderbuikgevoel nog een belangrijke raadgever. En daar is niks mis mee. Het Onderbuikgevoel houdt ondernemers scherp en waakzaam. Maar, heeft Het Onderbuikgevoel het wel altijd bij het rechte eind?
Ten onder aan het eigen succes
In de 12 jaar dat ik (r)etail- en wholesale-ondernemers help om de stap te maken naar datagestuurd ondernemen, heb ik ondervonden dat een goed Onderbuikgevoel ook de ondergang van een ondernemer kan worden. Het Onderbuikgevoel is het unieke talent van een ondernemer en zijn medewerkers om haarfijn aan te voelen of het goed of slecht gaat met je organisatie. Overzicht is het enige wat je nodig hebt voor Het Onderbuikgevoel. Het helpt om te bepalen of een keuze heel goed is of heel fout. Maar de nuance laat het niet zien.
Binnen een kleine organisatie zijn er vaak enkele mensen die het volledig overzicht kunnen houden. Zij kunnen prima o.b.v. Het Onderbuikgevoel bijsturen of acties uitvoeren. Maar laat dat nu precies minder worden wanneer Het Onderbuikgevoel succesvol is: je organisatie groeit. Je komt steeds verder van de organisatie af te staan. Daarmee is er geen goed overzicht meer en is Het Onderbuikgevoel niet meer de juiste raadgever. Bij een grotere organisatie ontstaat daar een uitdaging. Er worden dan te gemakkelijk beslissingen genomen die niet goed onderbouwd zijn. Of er worden juist beslissingen níet genomen omdat men onvoldoende info heeft waardoor men niet durft te beslissen. De hoogste tijd voor Sturen-Op-Cijfers.
De risico’s van Sturen-op-Cijfers!
Sturen-op-Cijfers is in principe juist een goed iets en het wordt steeds eenvoudiger. Technologie wordt steeds toegankelijker. Er komen steeds meer laagdrempelige, digitale oplossingen om jou en je medewerkers te helpen met de behoefte aan inzicht. Je hoeft tegenwoordig geen ICT opleiding gevolgd te hebben om zelf aan de slag te gaan met allerlei data uit verschillende systemen. Met query’s en data-dumps gaan medewerkers op eigen houtje in Excel aan de slag met het genereren van de mooiste cijfermatige inzichten. En voor dat je het weet heeft iedereen zijn eigen Excel overzichten. Sturen-Op-Cijfers is geboren.
Op zichzelf is het een goede ontwikkeling als medewerkers aan de slag gaan met Sturen-Op-Cijfers. Maar er zijn wel een paar grote risico’s:
- Tijdrovend: Het kost heel veel tijd om de cijfers te genereren voordat men er mee aan de slag kan.
- Inefficiënt: Er worden heel veel vergelijkbare rapporten, Excel bestanden etc. in een iets andere variant geproduceerd en rondgestuurd.
- Irrelevant: Er worden inzichten en rapporten geproduceerd die hun doel voorbij schieten. Rapporteren om het rapporteren en niet als startpunt voor de volgende verbeteractie.
- Geen Single-point-of-Truth: Iedereen heeft zijn eigen definitie van de cijfers. Er ontstaat vaak veel discussie over de interpretatie terwijl het zou moeten gaan over wat de cijfers laten zien.
Het resultaat: een verkeerd beeld of onduidelijk beeld en geen vertrouwen in de cijfers die op tafel liggen. Sturen-op-Cijfers wordt niet volwassen en Het Onderbuikgevoel blijft de belangrijkste raadgever.
De ideale oplossing:
Het is belangrijk dat alle data in een systeem samen komt. Er moeten duidelijke en leesbare overzichten zijn en heldere cijfers om op te sturen. In één oogopslag moet duidelijk zijn of Het Onderbuikgevoel klopt of niet.
Maar daar is wel een gedegen aanpak voor nodig. Alleen met een goed plan en juiste begeleiding wordt Sturen-op-Cijfers volwassen en waardevol voor uw organisatie.
Wat betekent in dit geval goede begeleiding? Welke voorwaarden zijn noodzakelijk om een efficiënt en effectief beleid te starten, op weg naar datagestuurd ondernemen?
- Zorg voor een duidelijk beleid m.b.t. Managementinformatie. Welke informatie is nodig voor de uitoefening van een functie? Maar vooral ook: Welke informatie is níet nodig? Dit voorkomt dat er te veel tijd verloren gaat met het interpreteren en toepassen van data dat een concreet doel heeft.
- Bepaal samen de definitie van deze informatie. Cijfers missen hun doel als de eindgebruiker niet weet waar ze voor staan en/of er geen commitment aan heeft gegeven.
- Het is onmogelijk om binnen een organisatie of rol te sturen op basis van meer dan 3 tot 5 KPI’s. Beperk daarom het aantal Kritische Prestatie Indicatoren. Dit dwingt een organisatie om scherpe keuzes te maken en te focussen op concrete resultaten.
- Zorg ervoor dat er een poortwachter is bij uitbreiding van Managementinformatie. Bij nieuwe verzoeken tot meer informatie moet altijd de volgende vragen gesteld worden:
- Voor welke uitdaging heb je deze informatie nodig? Is deze duidelijk genoeg geanalyseerd?
- Hoe ga je de informatie inzetten bij deze uitdaging? Is de toepassing voldoende concreet en meetbaar gemaakt?
- Creëer de functie Informatiemanager. Eén persoon die de spin in het web is voor alles rond dit onderwerp. Deze beoordeelt nieuwe verzoeken, monitort het gebruik en bewaakt de eenduidigheid van de Managementinformatie. De Informatiemanager kent de business goed en weet wensen goed te vertalen naar specificaties. De Informatiemanager kan de specs op de juiste manier vertalen en aanreiken aan Business Intelligence developers.
- Zorg voor een Single Point of Information. Voorkom een wildgroei van oplossingen, tools en applicaties. Daardoor blijft IT of Finance makkelijker in control over de informatie die in de organisatie wordt gebruikt en gegenereerd.
Als Sturen-op-Cijfers goed wordt geïntroduceerd, zie je in een oogopslag of Het Onderbuikgevoel klopt:
- Moeten we inderdaad een leverancier afstoten omdat deze producten niet goed verkopen. Of moeten we misschien juist investeren in marketing omdat de brutowinst bijdrage wel goed is?
- Hebben de marketingacties het effect gehad dat we ervan verwachtten?
- Heeft de herindeling van winkel en schappen het gewenste effect gehad?
- Zijn de juiste mensen op de juiste momenten ingepland?
Als je je voor de eerste keer beweegt in de wereld van Business Intelligence, heb ik nog 2 tips:
- K.I.S.S. = Keep It Stupid & Simple. Je kunt het beste beginnen met een overzichtelijke, duidelijk gedefinieerde vraag of uitdaging. De eerste kleine successen zijn een motivatie om door te gaan en energie te steken in de volgende stap.
- Beter goed gejat dan slecht bedacht. Er is al heel veel bedacht en gemaakt. Veel vragen of uitdagingen lijken uniek, maar zijn dat vaak niet. Gebruik daarom kennis van collega’s en partners die een vergelijkbare vraag al eerder hebben opgelost.
BZTRS gaat graag de uitdaging aan om een beleid te formuleren rondom Informatiemanagement en/of het formuleren en inzichtelijk maken van KPI’s. Wij kunnen jou helpen bij de keuze van systemen waarin data samenkomt. Desgewenst kunnen wij ook de implementatie en het projectmanagement voor je regelen.
Meer weten? Bel gerust, ik kom graag een keer vrijblijvend meer informatie geven.
