Groeiende ondernemingen merken op een bepaald punt dat de communicatie, processen en systemen anders ingericht moeten worden om mee te kunnen groeien. Als je met meer mensen en processen te maken hebt, is het soms moeilijk om het overzicht te bewaren. Een fysieke tool die helpt bij projectmanagement, weekplanning, team-communicatie en scrum maakt alles een stuk makkelijker. In dit blog vertellen we meer over hoe wij dit bij BZTRS Agency hebben gestructureerd middels de toolset van PATboard.

Ook bij BZTRS Agency hebben wij te maken met groei. Inmiddels werken wij nauw samen met 40 collega’s en die zijn verdeeld in disciplinaire teams. Elk team krijgt zelf de kans om taken en teamcommunicatie te overleggen middels een PATboard systeem. PATboard is een fysieke toolset met beschrijfbare taakkaarten die je op een whiteboard (er is ook een versie voor glazen wanden) kan plaatsen en waarop je alle taken, activiteiten en projecten kan noteren. Wij gebruiken dit systeem om elke ochtend met het team door te nemen welke projecten en taken er die dag op het programma staan.

Hoe versterk je het team communicatie en planning?

Elke ochtend wordt er op een positieve manier verantwoordelijkheden gedeeld en vertelt waar er hulp en/of ondersteuning nodig is. Bij deze dagelijkse stand-up (ga niet zitten!) merken we ook vaak dat projecten en taken overeenkomen waardoor de handen ineengeslagen worden. De ene afdeling gebruikt het als een wekelijkse planner waarbij je elke dag (maandag – vrijdag) bespreekt en een andere afdeling gebruikt taak kolommen: To do, doing, done, on hold.

Een stand-up zorgt voor een gezamenlijk teamgevoel en verantwoordelijkheid. Zorg voor een stand-up van maximaal 15-20 minuten en laat iedereen een keer aan het woord. Maak een bord indeling die past bij het team voor het beste resultaat.

De toolset van PATboard is een scrum kit, kanban kit en visueel management tool in één. Wij zijn vooral blij met het visuele karakter ervan en hoe een planbord je helpt te focussen op de juiste deadlines en prioriteiten. Ook versterkt het de communicatie binnen het team. Je weet precies waar iedereen mee bezig is en het beste is; je biedt proactief je hulp aan als je merkt dat het bij je vakkennis en kundigheid past. Dat versterkt een team. Naast het introduceren van een stand-up zijn er meer tips die wij met je willen delen omtrent teamversterking en communicatie.

Tips voor een positief en communicatief team:

• Maak een positieve start van de dag/week
• Zorg voor duidelijke regels en teamdoelen
• Visualiseer gezamenlijke ideeën en doelen
• Zorg dat je elkaar ondersteunt en hulp biedt
• Accepteer verschillen binnen het team
• Verwacht geen wonderen, niet van jezelf en zeker niet van de ander
• Blijf luisteren en voorkom samen dat je meteen oordeelt.
• Samen hard werken in een ontspannen sfeer
• Versterk de onderlinge band door successen te delen
• Onderneem team activiteiten en trainingen

Voorbeelden van teamactiviteiten zijn: test en bespreek persoonlijkheidstypen, leer elkaar kennen buiten kantoor, ga samen naar zakelijke events, onderneem een team brainstorm, stel elk jaar een afdelingsdoel en rapportage op, ga op teambuilding cursus/uitje etc.

Projectmanagement en planning tools
Er zijn diverse wijzen waarop je een projectplanning kunt verbeteren. Hiervoor kun je gebruik maken van een waterval planning waarbij je alles middels vaste en gerichte stappen onderneemt of je gaat voor agile projectmanagement. Voor dat laatste, is een visuele tool als PATboard wel zo makkelijk omdat er vele stappen gelijk gaan lopen in het proces.

Een bekend agile projectmanagement methodiek is Scrum. Hierbij ga je een multi-gedisciplineerd team opstellen die binnen een afzienbare tijd fulltime gaan werken aan 1 project met als doel dit zo efficiënt en volledig mogelijk op te leveren in een relatief korte tijd. Bij gebruik van Scrum ga je als team sprints trekken om eerder tot onderbouwde conclusies te komen. Wij raden Scrum methodiek van harte aan voor complexe projecten. Let wel op, bij Scrum is het belangrijk dat je de methodiek goed onder de knie hebt.

Er zijn talloze manieren om team communicatie en projectmanagement te professionaliseren. Wij bespraken nu enkel de methodieken waar wij bekend mee zijn en die wij inzetten. Een visuele tool is erg handig, of het nu voor een wekelijkse agenda, scrum methodiek, projectvoortgang of strategische sessie is, met PATboard kun je alle kanten op!

Deze blog is geschreven in samenwerking met Nienke van PATboard.