In deze tijd zijn we als een gek in de weer met videobellen voor meetings of sessies. Soms doe je dat 1-op-1 maar vaak ook in groepen. Terwijl het na werktijd juist ideaal entertainment is om toch mee te kunnen doen aan de vrijdagmiddagborrel of om bij te praten met je vrienden. Zonder regels verloopt een groepsvergadering via videoverbinding al snel chaotisch. Mensen praten door elkaar, je verliest structuur en vaak speelt er in de achtergrond van alles mee. De kinderen komen door het beeld of de partner roept iets toe. Dus hierbij onze tips om een goede video vergadering te houden.
Welke handige video tools zijn er?
Er zijn vele tools welke je kan gebruiken om een video meeting op te zetten. Voor teams die gebruik maken van Microsoft Office365 is Microsoft Teams enorm geschikt. Wanneer je als groep gebruik maakt van Gsuite dan is Google Hangouts handig. Beide applicaties maken automatisch een videolink aan op basis van je agenda. Skype is een alternatief alleen is dit niet geschikt voor meer dan 10 personen. Skype zelf raadt aan om dit te beperken tot 5 personen. Zoom daarentegen is ideaal voor grote bijeenkomsten die uitstekende audio en videokwaliteit nodig hebben. Er kunnen tot 1.000 personen tegelijk videobellen waarnaast er nog 10.000 mee kunnen kijken. Perfect voor colleges, presentaties en jaarlijkse conferenties.
Ook leuk aan Zoom is dat wanneer je in de vroege ochtend een vergadering hebt, je doormiddel van de “Touch up my appearance” knop een filter kan toepassen waardoor je er opgewekter uitziet. Ook kun je de achtergrond minder rommelig maken door een “virtual background” toe te voegen. Geniaal voor de sloddervossen onder ons.
Efficiënte communicatie
Het maakt niet uit welk programma je gebruikt om je video meetings te organiseren, zonder goede regels wordt het snel een onverstaanbaar rommeltje. Daarom gebruiken wij bij BZTRS Agency de volgende spelregels:
- Iedereen zet zijn of haar microfoon op dempen behalve degene die aan het woord is, dit voorkomt achtergrond geluid
- Degene die aan het woord is wijst de volgende spreker aan
- Iedereen zit achter een eigen laptop of computer het liefst met oortjes of koptelefoon om echo’s te vermijden
- Probeer een rustige ruimte op te zoeken waar je zo min mogelijk gestoord kunt worden, houdt hierbij rekening met digitale afleiding zoals WhatsApp desktop of een intern communicatie programma. Zet dit tijdelijk uit.
Handsignalen voor bevestiging
Om ruis te voorkomen maken wij ook gebruik van duidelijke gebarentaal:
- Steek je hand op als je een vraag of opmerking hebt dan kan de spreker je het woord geven.
- Steek je duim op als je het ergens mee eens bent of als je hebt begrepen waar de spreker het over heeft.
- Doe je duim naar beneden als je iets niet begrijpt of het ermee oneens bent
Tip: Wanneer je te maken hebt met deelnemers uit een andere tijdzone spreek dan af om in één tijdzone te communiceren dit voorkomt verwarring.
Presenteren
Wanneer je een presentatie met ondersteunend beeldmateriaal hebt voorbereid hoef je deze niet te cancelen. In de meeste video call programma’s zit een optie om je scherm te delen. Wanneer je dit doet kan iedereen zien wat jij op je scherm ziet. Door van deze functie gebruik te maken kan je zelfs een demo van een programma geven. Let wel op dat je geen overbodige programma’s of gevoelige informatie op laat staan.
Tip: Zet alle programma’s met berichtgeving uit (whatsApp, chat, e-mail etc.). Alle signaalgeluiden zullen storend voor het gesprek zijn.
Hoe om te gaan met externe deelnemers?
Na enig oefenen heb je binnen je eigen team of organisatie de regels voor videobellen duidelijk gekregen. Maar hoe kun je ook gesprekken met derden, zoals klanten, structuur geven?. Het is een idee om voor de meeting de aanwezigen een korte mail te sturen met enkele richtlijnen voor het gesprek. Als iedereen zijn beste doet om deze op te volgen tijdens de call dan zal het gesprek efficiënt verlopen.
Tip: Zorg altijd dat je iets eerder in de call aanwezig bent. Zo kan externen toegang verlenen en de verbinding controleren. Heet ook de deelnemers welkom.
Download richtlijnen
Wij hebben een overzicht gemaakt met de belangrijkste tips die zorgen voor een gestructureerde video meeting. Deel dit met collega’s en externe genodigden zoals klanten en relaties. Met het oog op internationalisering hebben we spelregels op een rij gezet.
Download de afbeelding hier – Engels
Download de afbeelding hier – Nederlands
Voorbereiding is belangrijk
Wanneer je een online sessie gaat voeren is de voorbereiding van nog meer belang dan normaal. Je wilt niet dat je microfoon op dempen staat en dat de meeting met je potentiële afnemer begint met een vijf-minuut durende cyclus waar je aan elkaar vraagt of de ander je verstaat. Daarom is het slim om tenminste 5 minuten van te voren het volgende te testen:
- Of je laptop of computer is aangesloten op een stroomvoorziening
- Controleer of je internetverbinding stabiel genoeg is
- Probeer een ruimte op te zoeken waar je zo min mogelijk gestoord wordt
- Wanneer je gebruik maakt van draadloze oortjes of een koptelefoon zorg dat deze voldoende opgeladen is
- Zorg dat je camera en microfoon naar behoren werken
Videobijeenkomsten in je vrije tijd
De programma’s om mee te videobellen hoeven niet alleen gebruikt te worden voor serieuze doeleinden. Zoals eerder benoemd is kan je het bijvoorbeeld inzetten om je vrijdagmiddagborrel alsnog door te laten gaan! Een andere optie is om een half uurtje af te spreken wanneer jullie samen digitaal gaan fitnessen. Ook kun je de app Houseparty downloaden. In deze app kun je trivia vragen beantwoorden in verschillende categorieën na de tien vragen krijg je te zien wie de beste is. Het nadeel is dat deze app alleen in het Engels beschikbaar is. Een goed alternatief is de quiz app Kahoot. Hierin kan je zelf de vragen en antwoorden opstellen. Dit kan je ook informatief insteken. Zo kan je vragen over klanten toevoegen of maak je elke week over een ander onderwerp een quiz waardoor de kennis vergroot wordt. Dit kan je aan het einde van de vrijdagmiddagborrel organiseren!
Wil je meer leren over digitaal ondernemen, het aanpassen van je business model of het moderniseren van je IT landschap en software?
