Goede KPI’s bepalen wordt steeds belangrijker. In dit artikel lees je hoe je dit voor jouw organisatie kunt doen.

In dit artikel geef ik je enkele aandachtspunten en richtlijnen die belangrijk zijn bij het bepalen van Kritieke Prestatie Indicatoren. Oftewel: KPI’s.

KPI betekenis – Wat is dat, een KPI?

Ik zal beginnen de betekenis van KPI toe te lichten. Zoals hierboven staat beschreven, staat de afkorting KPI voor Kritieke Prestatie Indicatoren. In het Engels wordt de afkorting KPI ook gebruikt, maar daar staat het voor Key Performance Indicators. KPI’s worden ook wel kengetallen genoemd.

KPI definitie

KPI’s zijn een operationeel instrument om de prestaties van een onderneming te monitoren met als doelstelling deze te verbeteren.

Strategie – Doelstellingen – KPI’s

In de praktijk wordt de strategie van een onderneming vertaald naar verschillende lange termijn doelstellingen. Deze lange termijn doelstellingen worden vervolgens vertaald naar korte termijn doelstellingen, die meer operationeel van aard zijn, zodat ze makkelijker te beïnvloeden zijn. Een KPI wordt gebruikt om te monitoren of de prestaties van je bedrijf in lijn liggen met je (operationele) doelstelling(en). Een KPI kan dagelijks, wekelijks, of maandelijks gemonitord worden. Zo kun je vaststellen of de doelstelling, bij gelijk presteren, gehaald gaat worden.

Iedere onderneming heeft doelstellingen: lange termijn doelstellingen, korte termijn doelstellingen, doelstellingen voor verkoop, inkoop, marketing etc. Om deze doelstellingen te kunnen behalen moet de voortgang nauwkeurig worden gevolgd en gemonitord. Dit kunnen we doen met een KPI.

Door het opstellen van realistische doelstellingen en het monitoren van de voortgang hierop, kun je als organisatie meer grip krijgen op je processen. Waardoor je sneller in staat bent om bij te sturen waar nodig, om zo een optimaal resultaat te behalen. Het blijkt echter toch knap lastig om helder te krijgen waarop gemonitord moet worden om op tijd actie te kunnen ondernemen.

Van doelstelling naar KPI

Zoals hierboven beschreven is een (operationele) doelstelling altijd de grondslag van een bepaalde KPI. Wanneer de doelstelling is geformuleerd worden er één of meerdere KPI’s aan gekoppeld. Een doelstelling (en dus ook een KPI) moet dus altijd voldoen aan het SMART principe. Dit betekent bijvoorbeeld dat er een tijdsperiode moet worden gedefinieerd waarin de doelstelling gehaald moet worden.

Zolang deze periode loopt wordt de KPI in combinatie met de PDCA methode van Deming (Plan Do Check Act) gebruikt om het behalen van die doelstellingen te controleren, te sturen en aan te passen.

De KPI speelt hierbij een cruciale rol, omdat deze gebruikt wordt om er op tijd bij te zijn. Bereiken onze acties de gewenste resultaten? Met andere woorden: gaat onze doelstelling gehaald worden?

KPI’s kunnen met Qlik Sense de vervanger van QlikView inzichtelijk worden gemaakt. Het is mogelijk om bij afwijkende meetwaardes automatisch alerts te tonen in het dashboard of hierover een e-mail toegestuurd te krijgen.

Wel moet er uitgekeken worden dat het opstellen van KPI’s geen doel op zichzelf wordt, de indicatoren zijn hulpmiddelen die ondersteunend zijn bij het volgen en bewaken van een bepaalde doelstelling.

KPI’s bepalen hoe doen we dat?

Waaraan dient een KPI te voldoen? – Elementair

Om goede, beïnvloedbare KPI’s te bepalen dient het SMART principe aangehouden te worden. Niet alleen de KPI moet hieraan voldoen, maar ook de doelstelling, die immers de basis vormt voor de KPI.

• Specifiek: De KPI moet duidelijk en begrijpelijk geformuleerd zijn en niet voor meer dan één uitleg op te vatten zijn. Zo voorkom je misverstanden over het te bereiken doel.
• Meetbaar: De benodigde gegevens zijn en blijven beschikbaar om het resultaat eenduidig te meten. Ook tussentijds is het behaalde resultaat inzichtelijk.
• Acceptabel: Is het gestelde doel acceptabel voor het management en de organisatie? Wanneer dit niet zo is zal er minder commitment zijn om het doel in kwestie te bereiken
• Realiseerbaar/Realistisch: Is het doel realistisch? Een omzetstijging van 20% als target stellen en vervolgens het aantal vierkante meters verkoopoppervlak en de inzetbaarheid van je personeel terugschroeven gaat namelijk niet samen.
• Tijdsgebonden: De periode waarover gemeten wordt is afgebakend en heeft een duidelijk begin- en eindpunt waarop het resultaat van het te behalen doel wordt gemeten.

Wanneer volgens bovenstaande criteria de doelstelling en bijbehorende KPI bepaalt wordt, is het voor eenieder met een enkele blik mogelijk om te zien of er verbetering is opgetreden bij deze KPI. Afwijking wordt op deze manier direct geconstateerd en er kan meteen actie ondernomen worden.

Waaraan dient een KPI te voldoen – Secundair

Een goed gedefinieerde KPI voldoet naast de eerder besproken SMART criteria ook aan de volgende kenmerken:

• Periodiek meetbaar (per uur/dag/week/maand).
• Toekomstgericht (gericht op doelstelling), wat moeten we bereiken?
• Beïnvloedt direct het resultaat van de organisatie.
• Niet financieel gebonden.
• Wordt vastgesteld door management of directie, maar is begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie. Wanneer prestaties namelijk niet te beïnvloeden zijn door medewerkers, die het verschil kunnen maken, heeft het geen zin om ze te tonen. Ze kunnen namelijk toch het resultaat niet verbeteren.
• Meer is minder: 3 tot 6 goed gedefinieerde KPI’s zullen meer “top of mind” zijn en blijven dan een hele waslijst.
• Het is motiverend om een target in meerdere stappen te behalen dan in één keer te grote stappen te willen nemen.

KPI voorbeeld

Doelstelling: Omzet huidig jaar inclusief inflatie dient minimaal gelijk te blijven met behaalde omzet afgelopen jaar.

Target: Behalen van minimaal 2.3% omzetstijging

KPI: Gemiddeld bonbedrag

• Specifiek: Gemiddeld bonbedrag huidig jaar benchmarken met voorgaand jaar.
• Meetbaar: Omzet delen door aantal transacties en vergelijken met voorgaand jaar.
• Acceptabel: In tijden van crisis is een gelijkblijvende omzet acceptabel voor het management.
• Realiseerbaar/Realistisch: Geen wijzigingen in bedrijfsstrategie t.o.v. voorgaande jaren. Daarbij is het gemiddelde bonbedrag rechtstreeks te beïnvloeden door verkoop d.m.v. actieve bijverkoop.
• Tijdsgebonden: Tot en met het einde van het huidige jaar (31-12) gemeten.

Voor de volledigheid vermelden we bij dit KPI voorbeeld dat er meerdere KPI’s nodig zullen zijn om de prestaties op bovenstaande doelstelling te monitoren.

Uitwerking in KPI Dashboard

In veel gevallen is het fijn om een gedetailleerder inzicht te krijgen in factoren die van invloed zijn op bepaalde prestaties. Dit kan in een Business Intelligence applicatie zoals Qlik Sense. Hierin kan een apart tabblad al deze inzichten verschaffen.